Partyplanung

Hallo schön das ihr euch von der Überschrift nicht habt abschreckenlassen und hier mal reinschaut.
Ich werde versuchen nicht die schon 100 mal beantworteten Fragen zu stellen.

Zur vorgeschichte:
Ich beschäftige mich jetzt etwas länger als ein Jahr mit dem Thema Cocktails. Im Privaten bereich 3-4 Leute komme ich soweit ganz gut klar. Was größeres hatte ich eigentlich auch nicht geplant.
Jetzt helfe ich aber nebebher in einer Sportstätte (Paintball) aus und habe dort schon ein paar mal meine Rezepte einlaminiert.
Und damit beginnen meine Probleme.
Letzte Woche wurde mir mitgeteilt das am 14.4.07 eine Paintballveranstaltung geplant ist. Mit anschliesender Cocktailparty. Und da sich damit im angeschlossenen Bistro nimand auskennt soll ich das übernehmen. Das Bistro ist sehr schwach besucht und wird eigentlich nur durch aushilfskräfte betrieben. Also sind mir die bisher keine große Hilfe.
Es wir bisher mit etwa 50 Personen gerechnet.
Alter zwischen 20 & 30.

Cocktailtaugliche Gläser sind kaum vorhanden. Spirituosen und Sonstiges garnicht. Der einzige vorteil daran sehe ich darin das ich keine Bacardi und Sierra restbestände verarbeiten muß.
Vorgaben habe ich soweit bisher keine auser das es mal wieder nichts kosten soll. Daher habe ich auch versucht die Zutaten möglichst gering zu halten. Und die Karte möglichst klein.
Das ist mir aber nur bedingt gelungen.
Bisherige Karte:
(Rezepte von C&D Bleifreie aus Peter Bohramns Mixbuch)

Cucaracha
Gonzos Gehirn
Turnschuh
Tequila
Bauleys on the Rocks
Wisky
Wisky sour
Black Russian
B52
Baby Guinnes
Wodka Bull
Wisky Cola
Caipirinha
Cuba Liebre
Screwdriver
Tequila Sunrise
Harvey Wallbanger

Alkoholfrei:

Sweety
Abendsonne
Ananas Sour
Ananas Cocktail
Grenadina
Pinke Dune
KiBa

Sind das schon zuviele?
Die meisten kann ich aus dem Kopf und ich brauche keinen Shaker. Ich gehe eigentlich davon aus das es machbar sein sollte. Bin mir aber nicht ganz sicher hab einfach in der größe keine Erfahrung.
Wobei ich in den Alkoholfreien das größte Problem sehe. Die kenne ich nicht und muß sie shaken( mehr aufwand).

Und jetzt ein paar Fragen:
Gebt ihr mir als blutigem Anfänger in dieser Grösenordnung mit der Karte überhaupt eine Chance?
Was für einen Gläser grundstock sollte ich mindestens haben? (Longdrink/ Thumbler / shooter/ Caipi)
Wie realistisch ist es nebebher zu spülen?
Sind 2 Boston Shaker mit 5 Mixgläsern ausreichend?
Bisher rechne ich mit ca 800 Eiswürfeln ?!
Wieviel Saft kommt ca. aus einer Zitrone? Und würde ich mit 5 kg Zitronen für Saft auskommen?
Habt ihr noch änderungsvorschläge für meine Zutatenliste?
Cachaca --> Canario 2 Flaschen
Rum --> HC3 1 Flasche
Wodka --> Finlandia 2 Flaschen
Tequila --> Sauza Hornitos 2 Flaschen ( bekomme ich den im Selgros????)
Overprooft Rum --> Bacardi 151
Galiano 1 Flasche
Kaluha 1Flasche
Baileys 1 Flasche
Aprico Brandy 1Flasche
Zuckersirup 1 Flasche
Orangensaft 6 Flaschen
Limetten ca.35 Stück
Rohrzucker 1 kg
Zitronen für saft 5 kg
Grenadine --> Bols 1Flasche
Bananensaft 6 Flaschen
Kirschsaft 6 Flaschen
Sahne
Whisky --> Jack DAniels Old No.7 1Flasche
Red Bul 24 Dosen
Lime Juice --> Monin 1Flasche

Noch Orangen, Zitronen, Ananas und Cocktailkirschen als Deko


So das wars erst mal. Weitere Fragen kommen bestimmt noch fallen mir aber gerade nicht ein.

Mfg Cheaf

PS: Nochmal danke an Haukino für seine Liste. Die hat mir sehr geholfen.

Folgende Tipps zum Geldsparen:
evtl. billigeren Wodka: Moskovskaya
evtl. billigeren Tequila wie Jose Cuervo, wobei der Sauza natürlich schon ne Ecke besser ist für den TS.
billigeren (und gleichzeitig besseren) Overproof-Rum: Old Pascas Dark Jamaica Rum

Zitronensaft: Wesergold, 0,75l für 0,89 Cent. Spart Geld und Zeit.
(Eine Zitrone hat übrigens 5-6cl.)

Eiswürfel: Hängt natürlich sehr stark davon ab, ob man shaket oder nicht. Fürs shaken gehen gut und gerne jeweils nochmal 5-6 Eiswürfel pro Cocktail drauf. Also das bei den Alkfreien berücksichtigen.

Gläser: Entweder ausleihen bei nem Party-Service, oder z.B. die Ikea-Pokal-Gläser für 50 Cent das Stück kaufen. Gehen natürlich nicht für alles. Meiner Meinung nach sind Longdrinkgläser noch universeller, kenn da aber keine besonders günstigen. Tumbler braucht man eigentlich bei deiner Auswahl nur für Whisky Sour, oder?


Wirst du dann alleine mixen?

Vorgaben habe ich soweit bisher keine auser das es mal wieder nichts kosten soll.[/quote]

Meinst Du damit, dass Du für Deine Arbeit nichts bekommst? Ist Deine Sache, ob das für Dich ok ist. Aber beachte: Wenn Du für die Einkäufe in Vorleistung gehen sollst, würde ich mir das gut überlegen. Da kommt nämlich einiges zusammen. Und kläre unbedingt vorher ab, was mit den übriggebliebenen Spirituosen geschieht, bzw. wer dafür aufkommt. Sonst bleibst Du noch auf den Kosten sitzen.

Es wir bisher mit etwa 50 Personen gerechnet.[/quote]

Da hast Du hoffentlich mindestens zwei Helfer, sonst sehe ich da keine Sonne für Dich.


Tequila --> Sauza Hornitos 2 Flaschen ( bekomme ich den im Selgros????)[/quote]
Ja.

Was ich dafür bekomme ist noch nicht endgültig geklärt. Aber ich bin bereit das ganze auch umsonst zu machen.

Das ich in Vorkasse trete ist da ich einkaufen gehe unumgänglich. Aber wenn ich nicht gleich mein Geld bekomme wenn ich die Rechnung übergebe bleibt die Ware bei mir und die sache ist gestorben. Es ist ja nix dabei was ich nicht auch brauchen würde.
Kostenmäsig rechne ich mit ca.250€

Als Helfer habe ich (hoffentlich)2 Bedinungen. Eine die Kassiert und Serviert und eine die mir hilft.

Folgende Tipps zum Geldsparen:
evtl. billigeren Wodka: Moskovskaya
[/quote]
Der ist nicht wirklich billiger, aber schlechter.


wobei der Sauza natürlich schon ne Ecke besser ist für den TS.
[/quote]

..und auch für Cucaracha!

Ursprünglich habe ich mit Jose Cuervo geplant bin aber wieder davon abgekommen. Das muß einfach drin sein.

Und Finlandia ist grad im Angebot.

So jetzt hab ich noch ne neue Sorge:
Wir haben schon 7 Anmeldungen und das noch ohne Ankündigung oder Werbung.

Zu den Thumblern. Die wollte ich eigentlich für den Baileys, Black Russian, Whisky, und Whiskey Sour einseten.
Oder was würdet ihr da nemen??

Würde ich auch so machen die gläser würde ich auch wie schon erwähnt leihen sind nicht so teuer im I-Net gibs einige Patryservice die das machen.
Mit Vorkasse würde ich nicht machen kann dir ja auch nen Vorschuss geben oder selber einkaufen gehen, also das Risiko würde ich nicht eingehen (gut man kann es brauchen aber die mengen wohl kaum), des weiteren würde ich auch die Löhnung vorher aushandeln. Wenns nicht läuft wie gedacht könnte es stress geben und du bekommst nix also immer alles schön voerher abklären.
Über die anmeldungen würde ich mir auch keinen Kopf machen, du kannst mit einer gewissen zahl anschwund rechnen wir dmeist viel geschwatzt aber es kommt wenig rum.Weiss ich von ner Hochzeit vorriges JAhr ca. 80 haben zugesagt ca. 40-50 Leute wwaren am ende da.

Nichts gegen deine Cocktailkarte, aber ich denke, dass sie etwas zu lang ist.
Beschränk dich auf 4-6 Sahne- und 3-4 Fruchtcocktails (Longdrinks inkl.).
Dazu noch 3 Alkfreie und du bist gut ausgestattet.
Achte auf eine relativ kleine Auswahl von Spirituosen und du hast wenig Kosten und trotzdem deinen Spaß.
Vielleicht solltest du dir noch einen Speedshaker zulegen um z.B. den Wiskey Sour im Gästeglas zu shaken.
Macht einfach mehr her.
Das sind so meine Erfahrungen vielleicht helfen sie ja.

Also ich habe selbst sowas auch noch nicht gemacht, daher kann ich nur mutmaßen, jedoch erscheint mir auf den ersten Blick nur eine Flasche Rum zb. sehr wenig... Wenn 50 Leute ca.kommen sollten.

Ich würde auf jeden Fall auch wie mein Vorredner die Karte verkleinern und dann mich auf weniger Spirituosen festlegen und da dann auch noch vielleicht eine Flasche als Reserve einplanen. Wenn die nicht weggeht kann man die ja in den eigenen Besitz übernehmen...

Aber lass mal nur 3-4 Leute da CubaLibre-Fans sein und eine Flasche ist zackig weg...

Beschränk dich auf 4-6 Sahne- und 3-4 Fruchtcocktails (Longdrinks inkl.).

Zum Vergrößern anklicken....

...also 4-6 verschiedene Sahnedrinks sind definitiv zu viel.

Das ist nicht nur zu viel.... Das ist ekelhaft. Die Gäste werden schnell die Nase (den Bauch) voll haben von der ganzen Sahne. Zutaten die man nur dafür hatte bleiben dann über.

Ansonsten würde ich auch sagen, dass deine Liste ein wenig zu lang ist. Ich gehe nicht davon aus, dass deine Gäste wissen welcher Geschmack hinter welchem Drink steht. Das Erklären kostet dich dann wieder Zeit und Nerven.

Du brauchst auch auf jeden Fall Hilfe hinter der Theke. Zum Gläser spülen etc.
Bei 50 Personen kannst du denke ich mal mit 200 gläsern rechnen. Je nachdem wie lange das ganze geht und was es sonst noch zu trinken gibt. Du solltest 150 Gläser da haben um mit dem Spülen keine Probleme zu bekommen.

Shaker: min. 3 Stück. Und zu jedem Shaker 3 Mixgläser

Erst einmal vielen Dank für eure bisherigen Tipps.

Ich sehe das Eisen ist Heiser als ich dachte. Morgen habe ich eine Besprechung mit dem Bistrobetreiber. Bis dahin werde ich mir nochmal Gedanken machen.
Dort erfahre ich auch weiviele Helfer ich bekomme.

Die Drinks B52, Baby Guinnes , Turnschuh werde ich vorerst streichen. Dann fällt die Schichterei weg.
Caipirinha würde ich auch gerne streichen dann würde Chrushd ice und die Limettengeschichte wegfallen aber es steht auf der Wunschliste der Veranstalter.
Bei allen anderen Drinks sehe ich weniger ein potenzial für eine Vereinfachung.(Auser bei den Alkoholfreien. Aber da sind minimum 5 gewünscht.)

Naja ich mache mir nochmal Gedanken und melde mich Morgen Abend nochmal.
Mfg Cheaf

So endlich finde ich die Zeit euch über die Fortschritte zu informieren.

Bisher sieht alles noch gut aus.
Gläser werden vom Bistro gemietet. (50 Longdrink, 25 Thumbler, 25 Caipi) Falls die Longdrinkgläser doch nicht reichen sollten, kann ich auf 0,2 & 0,3 Colagläser zurückgreifen.

Für alle anderen Getränke sind sowiso Gläser vorhanden.
Und die Spülmaschine braucht ca. 30 sec. bis 1 Min. .

Das Eis wird streßfrei vom Getränkehändler mit den Säften angeliefert.
Zusätzlich zu den Bedienungen bekomme ich noch eine Hilfe die mir die Ganze Zeit zur verfügung steht.
Shaker habe ich dann 2 Boston und zur not noch min. 1 § Teiligen.

Und zum Einkaufen: Ich habe bereits einen teil auf meine Kosten besorgt. Und die Rechnung im Bistro abgegeben. Als ich heut dort ankam habe ich ohne Probleme mein Geld bekommen.

Soweit es meine Zeit erlaubt werde ich euch weiter auf dem Laufenden halten.
Mfg Cheaf

Hi,

wünsche dir viel Erfolg für morgen. Würde mich freuen, wenn du danach hier ein Resumé schreiben könntest. Was ist wieviel ca weggegangen, wo sind Probleme aufgetreten, was war supi, was hätte besser laufen können und vor allem: Was für Tipps kannst du anderen Hilfreiches mit auf den Weg geben?

PS: Denk dran: Lieber 2h zu früh dort sein, als 10min zu spät. Man sollte die Zeit, welche man für das einweisen des Personals und das "Sprirituosen-an-den-richtigen-Platz-stellen" benötigt, nicht unterschätzen. Falls ihr an 2 Stellen Cocktails mixt: An jeder Stelle sollte alles verfügbar sein und genauso aufgebaut sein wie an der anderen falls ihr mal Plätze wechseln müsst/wollt. Und noch ein guter Rat: Gebt allem einen festen Platz, ansonsten sucht ihr in den 30 Spirituosen erst 10 sek rum um den Apricot Brandy und Co zu finden.

Danke.
Momentan sieht es zwar etwas Chaotisch aus aber es wir schon schiefgehen.

Da die sicher zu erwartende Gästezahl plötzlich um über die hälfte geschrumpft ist ergabe sich einige änderungen.

Es wurden keine Gläser besorgt. Habe meine privaten Gläser + Gläser aus dem Bistro ( leider alle mit Werbung die nicht unbedingt passt; .zB. Cola, Schweppes)

Der Getränkehändler kann doch kein Eis liefern. Bekomme ich jetzt aber vom Selgros.

Ansonsten hat aber alles soweit funktioniert.
Ich werde morgen früh so gegen 9.00Uhr beim Selgros die noch fehlenden Säfte, das Eis und frisches Deko Obst einkaufen. Werde dann bis ca 10.30Uhr im Bistro ankommen. Die meisten meiner Geräte habe ich schon heute eingeräumt. Die Zeit sollte also bis Abends locker reichen. Ich werde dazwischen noch beim Mittagessen helfen aber sonst habe ich alle zeit für Vorbereitungen.

Ich denke ich kann euch bis Sonntag Mittag Bericht erstatten.
Mfg Cheaf

Super,
dann viel Spaß und Erfolg!

Ich muß jetzt leider nochmal weg die Reste von gestern Abend beseitigen.Melde mich aber spätestens morgen mit minem Bericht.
Mfg Cheaf
Sorry aus Morgen wurde leider Übermorgen.
Aber jetzt habe ich ein paar Minuten Zeit.
Die ganze Veranstaltung war eigentlich ein flopp. Die Vorveranstaltung beim Paintball wurde bis auf 2 ausnahmen zur Privatveranstaltung der Veranstalter. Diese hatten zwar kurzfristig umorganisiert und die Zeit für ein Teamtraining genutzt, aber mit insgesamt 13 Anwesenden Personen lag die Teilnehmenzahl deutlich unter den Erwartungen.
Zusätzlich dazu ist auch keiner der nebenher erwarteten Gäste gekommen. ( Es wurde leider "vergessen" Werbung zu machen)
So waren zu reigentlichen Cocktailparty nur 15 Personen Anwesend. Davon sind 2 dann auch sofort wieder verschwunden.

So wurde es für mich ein sehr ruhiger Abend der dann auch schon um 23.00Uhr zu ende war. Die Gläser waren ausreichend und ich hatte auch Zeit mich mit den Leuten zu unterhalten.
Die geringe Gästezahl war dann auch der Grund das ich ohne Probleme mit meiner doch recht großen Karte klargekommen bin. Ich denke mit Mehr Leuten hätte ich da doch ein kleines Problem bekommen, zumindest am Anfang.
So habe ich nur im ersten Moment bei 2 Caipis den Zucker vergessen den ich dann noch nachträglich ( ich habs noch rechtzeitig gemerkt)untergerührt habe.

Die angeschafften Zutaten sind bis auf das Obst ja lange Haltbar weshalb ich dise Missglückte "Party" jetzt nicht als so schlimm empfinde.
Ich hoffe auf die nächste, falls der Bistrobetreiber nochmal mitmacht.
Rein rechnerisch haben wir nach diesem Abend ca. ein Minus von 200€. Wobei die Zutaten ja noch vorhanden sind und ich so nicht direkt von einem Minus sprechen will.

Mfg Cheaf